สต็อกสินค้าติดลบเกิดจากอะไร แก้อย่างไร

สาเหตุที่ยอดสินค้าคงเหลือในระบบติดลบ ผลกระทบต่อต้นทุนและกำไร และวิธีแก้กับป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

สต็อกติดลบคืออะไร

สต็อกติดลบคือสถานะที่ระบบบันทึกว่าขายหรือเบิกสินค้าออกไปมากกว่าที่รับเข้า ยอดคงเหลือจึงต่ำกว่าศูนย์ ในโลกจริงสินค้าติดลบไม่ได้ สต็อกติดลบจึงแปลว่าข้อมูลในระบบไม่ตรงกับของจริง

เกิดจากอะไร

1. ขายก่อนบันทึกรับสินค้า

สินค้ามาถึงร้านแล้วและขายไปแล้ว แต่ยังไม่ได้บันทึกใบรับสินค้าในระบบ เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด

2. ขายหลายช่องทางโดยไม่ Sync สต็อก

ขายสินค้าชิ้นเดียวกันทั้งหน้าร้านและหลายแพลตฟอร์ม แต่แต่ละช่องทางตัดสต็อกแยกกัน ทำให้ขายเกินจำนวนที่มี

3. หน่วยนับไม่ตรงกัน

ซื้อเข้าเป็นแพ็กหรือลัง แต่ขายออกเป็นชิ้น ถ้าตั้งค่าการแปลงหน่วยผิด ยอดจะคลาดเคลื่อน

4. บันทึกผิดคลังหรือผิดรหัสสินค้า

รับเข้าคลัง A แต่ขายตัดคลัง B หรือสินค้าคล้ายกันใช้รหัสสลับกัน

5. ไม่ได้บันทึกของเสียหรือคืนสินค้า

สินค้าเสียหาย สูญหาย หรือลูกค้าคืน แต่ไม่ได้ปรับยอดในระบบ

ผลกระทบที่มากกว่าตัวเลขติดลบ

ต้นทุนขายคำนวณผิด ทำให้กำไรในงบการเงินไม่ถูกต้อง

ขายสินค้าที่ไม่มีจริงให้ลูกค้า ต้องยกเลิกออเดอร์ และอาจโดนแพลตฟอร์มลดคะแนนร้าน

สั่งซื้อสินค้าเพิ่มผิดจังหวะ เพราะไม่รู้ยอดคงเหลือจริง

ตอนปิดงบสิ้นปี ผู้สอบบัญชีจะขอให้ปรับยอดสต็อกให้ตรงกับการตรวจนับ (ปิดงบการเงินสิ้นปี)

วิธีแก้เมื่อเจอสต็อกติดลบ

1. ดึงรายงานสินค้าที่ยอดติดลบทั้งหมด 2. เปิดสต็อกการ์ดของสินค้าแต่ละตัว ไล่ดูรายการเข้าออกว่าขาดใบรับสินค้าใบไหน 3. บันทึกใบรับสินค้าที่ตกหล่นย้อนหลังตามวันที่รับจริง 4. ถ้าหาสาเหตุไม่เจอ ให้ตรวจนับของจริงแล้วบันทึกปรับปรุงยอดพร้อมระบุเหตุผล 5. ตรวจซ้ำว่าต้นทุนขายของงวดนั้นถูกคำนวณใหม่แล้ว

ป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

บันทึกรับสินค้าทันทีที่ของมาถึง ก่อนเปิดขาย

เชื่อมสต็อกทุกช่องทางขายไว้ที่ระบบเดียว

ตั้งค่าหน่วยนับและการแปลงหน่วยให้ถูกตั้งแต่สร้างสินค้า

ตั้งค่าไม่ให้ขายเมื่อสต็อกไม่พอ สำหรับสินค้าที่ไม่รับพรีออเดอร์

ตรวจนับสต็อกเป็นรอบ เช่น ทุกเดือนสำหรับสินค้าขายดี

ร้านที่ขายพรีออเดอร์หรือสั่งผลิตตามออเดอร์ อาจตั้งใจให้ยอดติดลบชั่วคราว ในกรณีนี้ควรแยกสินค้ากลุ่มนี้ออกมาดูต่างหาก

จัดการสต็อกหลายช่องทางในระบบเดียว

E-Tax Center มีระบบคลังสินค้าหลายคลัง หลายหน่วยนับ สต็อกการ์ด และรายงานสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์ เมื่อเชื่อม eCommerce Hub ออเดอร์จากทุกแพลตฟอร์มจะตัดสต็อกจากที่เดียวกัน ลดปัญหาขายเกินและสต็อกติดลบ ทดลองใช้ฟรี 14 วัน